Órgãos que aderem a atas de registro de preços podem formalizar contrato e empenhar após o término da vigência da ata, desde que a adesão tenha sido autorizada dentro do prazo. Vincular empenho à vigência da ata é um erro que pode custar a contratação.
Autor: Raphael Boechat
É comum que órgãos públicos que aderem a atas de registro de preços na condição de “carona” sejam autuados pelos Tribunais de Contas porque o empenho ou a formalização do contrato ocorreram após o término da vigência da ata. A autuação parte de uma premissa equivocada: a de que todos os atos da contratação precisam se consumar enquanto a ata estiver vigente.
A Lei 14.133/2021 distingue com clareza ata e contrato. A ata é compromisso para futura contratação. Não obriga a Administração a contratar. O contrato é o instrumento que formaliza a relação obrigacional, com prazo e dotação próprios. São instrumentos diferentes, com regimes diferentes.
Na prática, o que o órgão aderente precisa garantir é que a adesão, e não o contrato, ocorra dentro da vigência da ata. A adesão se aperfeiçoa com a autorização do gerenciador e a anuência do fornecedor. A partir daí, o vínculo está formado. Empenho, contrato, liquidação e pagamento são atos de execução interna do aderente, sujeitos à sua própria programação orçamentária.
O Decreto federal 11.462/2023 exige que o aderente “efetive a contratação” em até noventa dias, observado o prazo da ata. Mas “efetivar a contratação” não é o mesmo que “executar o contrato”. A própria Lei 14.133 autoriza a aplicação supletiva da teoria geral dos contratos aos contratos administrativos. E à luz dessa teoria, efetivar a contratação significa aperfeiçoar o vínculo, completar o encontro de vontades. Isso ocorre com a adesão autorizada, não com o empenho.
A leitura contrária gera um risco concreto para quem contrata via carona: se o gerenciador demora a autorizar e a autorização sai nos últimos dias de vigência, o aderente pode não conseguir empenhar a tempo. Perde a contratação por um atraso que não é dele. O gerenciador passa a ter poder de veto indireto sobre a execução orçamentária de outro ente, o que viola a autonomia administrativa assegurada pela Constituição.
O que fazer: documentar com rigor a data da autorização da adesão e da anuência do fornecedor, assegurando que ambas ocorram dentro da vigência da ata. Com isso, eventual empenho ou formalização contratual posterior é juridicamente defensável. Em caso de autuação, a defesa deve distinguir vigência da ata e vigência do contrato, demonstrando que a adesão foi tempestiva e que os atos subsequentes pertencem ao regime contratual, com prazo e lógica próprios.
O CMT Advogados acompanha de perto a evolução do Sistema de Registro de Preços sob a Lei 14.133/2021 e assessora órgãos públicos e empresas fornecedoras em todas as fases do processo, da adesão à defesa perante Tribunais de Contas.
