Autora: Maria Carolina Boni
Canal de Denúncias como ferramenta excepcional para o gerenciamento de riscos em geral
De acordo com a Controladoria Geral da União (CGU), órgão que avalia os Programas de Integridade das empresas privadas, um dos principais parâmetros para a avaliação de um bom Programa de Compliance/Conformidade é a existência de um canal de denúncias efetivo.
E o que vem a ser um canal de denúncias efetivo?
Para que possa ser considerado efetivo, o canal de denúncias deve ser estruturado de acordo com os seguintes parâmetros:
- O canal deve ser acessível aos empregados da empresa, a todos os contratados e terceiros;
- Pelo motivo acima, o canal deve ser mantido também na página da internet da empresa e não apenas na intranet ou internamente;
- Caso existam empregados sem acesso a computadores na empresa, o canal deve ser também viabilizado em formato não digital e, neste caso, em local onde a identidade da pessoa denunciante possa ser ocultada;
- Certamente, deve ser acessível em língua portuguesa e com a previsão expressa de que pode ser utilizado para denúncias relacionadas a atos de corrupção, infração ao Código de Condutas da empresa, assédio e demais atos lesivos ao próprio denunciante ou a terceiros;
- Também devem ser mantidas as garantias de sigilo e proteção aos denunciantes e demais pessoas indicadas como testemunhas do ato relatado;
- A possibilidade de acompanhamento da denúncia por parte do denunciante também é indicativa de efetividade do canal, pois denota transparência e preocupação em informar o denunciante.
Muitas empresas apresentam canais de contato em suas homepages. No entanto, a maioria delas disponibiliza canais que na verdade tratam somente de questões comerciais ou servem para registrar reclamações a respeito dos seus produtos ou serviços.
Também há muitos casos em que o canal de denúncias propriamente até é acessível, no entanto, é disponibilizado por meio de link que remete a uma página com instruções em língua estrangeira. Essa característica dificulta o acesso e a inclusão da denúncia, desestimulando o denunciante.
A ausência da devida deferência ao canal de denúncias se deve ao fato de que a maioria das empresas ainda não se atinou para o manancial de dados e informações preciosas que podem ser extraídas desse canal, e sobremaneira da mitigação a danos à reputação que pode ser realizada com a sua disponibilização.
Neste último caso, o exemplo é a função catalisadora de riscos que o canal traz quando evita que uma reclamação sobre um caso hipotético de assédio seja feita através das redes sociais em geral, mediante um texto que evidencie um evidente desabafo impulsivo, colocando em xeque a empresa denunciada e até mesmo os profissionais supostamente envolvidos.
Relativamente aos dados e informações, partindo do pressuposto que o canal receberá relatos sobre irregularidades, deficiências e críticas em geral sobre temas relevantes, conforme referido acima, mesmo se, apesar dos esforços, o caso relatado não puder ser prontamente solucionado, ele certamente servirá como um sinalizador, podendo ser utilizado para que sejam implementadas medidas para que eventos semelhantes não aconteçam mais na empresa. Ainda, exemplificando, medidas preventivas e aumento de medidas punitivas poderão ser implementadas a depender dos dados levantados. Aliás, um dos motivos para a existência do canal de denúncias é justamente este: servir como ferramenta estratégica na gestão de diversos riscos nas organizações.
Neste sentido, é importante comentar o quanto um canal de denúncias data driven (orientado por dados) pode se tornar uma ferramenta relativamente acessível, financeiramente falando, além de muito eficiente. Servirá para que as empresas possam implementar de forma mais assertiva suas políticas de recursos humanos, políticas anticorrupção, medidas de prevenção ao assédio sexual e moral, treinamentos mais direcionados e eficazes, políticas de procurement, novos requerimentos na contratação de terceiros, entre outros, a depender dos dados obtidos.
Outrossim, estatísticas e relatórios sobre as melhorias implementadas e penalidades eventualmente atribuídas em decorrência dos atos relatados, com o uso dos dados provenientes do canal de denúncias também certamente podem servir como meio de defesa em eventual Processo Administrativo de Responsabilização promovido pela CGU. Ainda, servirão também como forma de demonstrar compromisso com uma agenda social e de governança na organização, inclusive para fins de compromissos relacionados ao ESG (Environmental, Social and Governance).
Isto posto, incentiva-se que todas as empresas passem a tirar melhor proveito desse canal, implementando-o de forma mais abrangente e acessível, para que ele (i) realmente catalise os relatos negativos; (ii) sirva como ferramenta de aprimoramento contínuo e (iii) seja fonte de extração de dados quantitativos e qualitativos que poderão ser utilizados em relatórios de ESG, termos de referência em atenção a nomas da CVM, respostas a due diligences, entre outros.
Em resumo, investir no canal de denúncias traz retorno garantido em dados valiosos e operáveis, em benefício da sustentabilidade dos negócios.
