Listamos as 5 melhores práticas para os empregadores tomarem em época de epidemia e um guia de dúvidas com mais informações.
Os locais de trabalho são normalmente onde infecções respiratórias, como o Coronavírus têm grande potencial de multiplicação.
Pois são locais em que as pessoas ficam juntas por horas, conversando umas com as outras e compartilhando documentos, equipamentos e outros materiais que podem alojar o vírus por horas.
Dessa forma, como evitar que o Coronavírus seja transmitido dentro do seu ambiente de trabalho?
Alisando as ações que vêm sendo tomadas, no Brasil e no mundo, enumeramos abaixo as 5 melhores práticas para os empregadores tomarem em época de epidemia:
- Informação de Prevenção:A primeira e mais importante medida contra o vírus é a informação, por isso encorajamos nossos clientes a comunicar seus empregados sobre o vírus e as melhores formas de prevenção, citando, inclusive, as medidas recomendadas pela Organização Mundial de Saúde (“OMS”), quais sejam:
(a) lavar as mãos;
(b) cobrir o rosto com a parte interna do braço ao tossir ou espirar;
(c) não compartilhar equipamentos (quando possível);
(d) manter distância de 1 metro dos demais; e
(e) comunicar o RH sobre qualquer suspeita ou confirmação do COVID-19 (sua ou de seus familiares próximos). - Políticas de Trabalho Remoto (Home Office): A regra de ouro neste período é ficar em casa e diminuir as chances de expansão do vírus. Contudo, nós sabemos que, infelizmente, nem sempre é possível aplicar esta regra para todos.
Nossa recomendação é sempre for possível, nem que seja para um grupo pequeno de empregados, que a regra seja aplicada. - Limpeza:É sempre importante dar o exemplo, dessa forma, é importante reforçar estoques de álcool gel nos postos de trabalho, e de sabonetes nos banheiros. A empresa deve também reforçar a limpeza de áreas comuns, em especial nos banheiros e nas áreas de alimentação e repouso. Note que, segundo a OMS, as estações de trabalho e os equipamentos precisam ser higienizados com pano e desinfetante regularmente, e o uso de máscaras é recomendado apenas para quem tem suspeita ou já contraiu o vírus.
- Conferências Telefônicas:As reuniões em época de COVID-19 podem facilmente ser substituída por vídeos conferências, de forma a evitar a aglomeração e pessoas em uma única sala.
- Cancelamentos de Viagens e Eventos Corporativos: Para evitar a possibilidade de contágio ou expansão de casos, é essencial que as empresas, sempre que possível, cancelem viagens de trabalho (em essencial aquelas para locais com grandes índices de casos confirmados) e ou eventos corporativos. O que puder, deve aguardar alguns meses para ocorrer.
Q&A
Esta época de expansão do COVID-19 no Brasil tem deixado os departamentos jurídicos e o de Recursos Humanos lotados de questionamentos sobre o que fazer. As perguntas pipocam de todos os lados e as respostas nem sempre são claras ou diretas.
Por isso, resolvemos criar um Q&A para os nossos clientes, com perguntas de dia-a-dia e respostas diretas.
Lembrem-se que, sempre que necessário, permanecemos aqui do lado, prontos para auxiliá-los com a implementação das recomendações.
- Tem determinação expressa para paralisação de atividades e/ou para colocar os empregados em home office?
CMT: Por enquanto não.
Por hora, a recomendação é apenas para a adoção de medidas que evitem aglomerações que possam aumentar o contágio.
Portanto, por hora, cabe a cada empresa definir quais serão as práticas de prevenção que pretende adotar.
De toda forma, é importante mencionar que em 6.2.2020 foi publicada a Lei 13.979 para tratar sobre possíveis medidas que podem ser tomadas para o “enfrentamento de emergências de saúde pública”, como o Coronavírus.
Esta lei menciona a aplicação de confinamentos ou quarentena, com restrição de atividades e ou pessoas. Neste caso, de acordo com a lei, a falta dos empregados deve ser considerada como licença remunerada.
Portanto, é possível, que no futuro, seja determinado o isolamento ou paralisação das atividades por um certo período e, neste caso, os empregadores deverão considerar este período como licença remunerada de seus empregados.
- Quero colocar empregados de home office, mas não tenho política ativa sobre o tema, o que fazer?
CMT: O ideal seria ter uma política clara de home office, que estipulassem quais seriam as regras aplicáveis e ajudar a prevenir possíveis riscos para a empresa.
Mas calma, você não precisa da política para permitir que seus empregados façam home office em épocas de crise (tratadas como necessidade de “força maior”).
Dessa forma, a empresa pode requerer que seus empregados trabalhem de casa enquanto durar o período de emergência.
- Um empregado relatou que não possui pacote de Internet em casa e, sendo assim, não poderá trabalhar de casa, o que devo fazer?
CMT: Neste caso a empresa tem duas opções:
(i) Permitir que o empregado trabalhe na empresa, neste caso, aconselhamos que a empresa oficialize que foi o empregado quem solicitou não trabalhar de casa; ou
(ii) Reembolsar o custo de Internet do empregado durante o período que perdurar a necessidade de home office.
Destacamos que a primeira opção é a mais segura, porque, caso a empresa opte pelo reembolso dos custos de Internet, é possível que isso abra precedentes para a solicitação de reembolso por outros empregados, que também estavam trabalhando de casa sem reembolso de despesas.
- Como faço com estagiários e aprendizes neste período? Posso colocar em trabalho home office?
CMT: De fato, estagiários e aprendizes possuem contratos diferenciados, que visam o aprendizado e precisam estar próximos de seus tutores. Contudo, se os tutores estiverem em sistema de home office é plenamente possível aplicar este mesmo sistema para os estagiários e aprendizes.
Hoje em dia, os meios de comunicação via internet evoluíram e, sendo assim, é possível que o contato dos profissionais seja mantido por ferramentas online de chats ou vídeo conferências.
A empresa deve apenas se atentar pela manutenção do respeito aos controles de jornada e manutenção de uma gestão dos tutores neste período.
- Como faço para controlar a jornada do empregado que está trabalhando de casa?
CMT: Se o empregado está sujeito ao controle de jornada a empresa deve manter o controle, ainda que o empregado esteja realizando seus serviços de casa.
Se a empresa tiver o controle de jornada por APPs ou via Internet é possível solicitar a alteração momentânea da localização geográfica para o registro da jornada.
Caso o controle de jornada seja realizado por ponto eletrônico fixo, dentro da empresa, é possível fazer o controle de forma manual, apenas enquanto durar o período de emergência.
Note que, neste caso, é importante solicitar que o empregado preencha a jornada de fato realizada, incluindo, inclusive, o registro do intervalo para refeição e descanso.
- Vou deixar meus empregados de home office e gostaria de saber o que faço com os terceirizados? Posso suspender o contrato ou reduzir a jornada de trabalho destes profissionais neste período?
CMT: Neste caso, a empresa pode sim solicitar para a empresa terceirizada a redução e ou suspensão do contrato dos terceirizados durantes este ´período. Se haverá ou não uma consequente redução ou suspensão de pagamentos proporcional neste período vai depender do contrato firmado entre as empresas e/ou negociação posterior.
Se o contrato firmado prevê a possibilidade de suspensão em casos de força maior, é possível que a tomadora de serviço faça isso desta cláusula para suspender, também, o pagamento dos serviços neste período.
Nossa recomendação é analisar com cautela os contratos firmados para encontrar a melhor alternativa, caso a caso.
7. Não posso parar as operações e não vou conseguir permitir o home office para os dos meus empregos ou parte deles apenas, o que devo fazer?
CMT: Não tem problema, ainda não existe obrigação de paralisação das atividades e a empresa não está obrigada a parar as produções e enviar os empregados para casa.
Mas é importante manter a aplicação das melhores práticas de limpeza do ambiente de trabalho, equipamentos, banheiros e locais de refeição e descanso caso as atividades sejam mantidas (ainda que parcialmente).
Importante também conscientizar os empregados sobre a necessidade de lavar as mãos, não levar as mãos para o rosto e manter a distância de pelo menos 1 metro das demais pessoas.
Devemos tomar cuidado com compartilhamento de equipamentos e materiais e com as trocas de equipamento de proteção individual.
- No caso de manutenção das atividades, como devo proceder com relação aos terceirizados?
CMT: De acordo com a lei de terceirização a tomadora de serviços é responsável pelo respeito as regras de saúde e segurança do trabalho dos terceirizados que prestam serviços dentro de sua localidade. Portanto, a empresa deve adotar para os terceirizados as mesmas medidas que adota com os seus empregados, de conscientização e prevenção de riscos de contaminação.
- Como ficam os empregados ou terceirizados que realizam serviços de limpeza no caso de manutenção das atividades?
CMT: É importante ter uma atenção especial com relação aos empregados ou terceirizados da limpeza, haja vista que a recomendação é aumentar as rotinas de limpeza de ambientes e equipamentos.
A empresa deve se certificar do envio maior de equipamentos de proteção, como luvas e, se necessário, máscaras para lavagens dos banheiros. Os estudos apontam grande grau de contaminação em banheiros e, sendo assim, seria importante trocar os equipamentos de proteção a cada lavagem.
- Como ficam os empregados ou terceirizados que realizam serviços de portaria ou segurança no caso de manutenção das atividades?
CMT: Devemos tomar cuidado também com os serviços de portaria e segurança, haja vista que, muitas vezes, estes profissionais manuseiam documentos entregues por terceiros, que podem armazenar o vírus.
Nossa recomendação é vedar a entrega direta de documentos para análise, a vistoria deve ser feita de longe, sem tocar nos documentos, para evitar contágio por contato.
- O volume de demanda/ venda dos meus produtos foi reduzido, posso reduzir turnos ou jornadas de trabalho com consequente redução de salários dos meus empregados?
CMT: Caso exista uma queda na demanda é possível negociar com o sindicato a redução de turnos ou jornada de trabalho com a consequente redução salarial. Neste caso é importante que o período de redução seja pré-definido e aprovada pelo sindicato, e que a redução do salário será proporcional à redução de jornada.
- O cliente suspendeu o contrato e eu gostaria de fechar as atividades por um tempo, posso colocar os empregados de férias coletivas?
CMT: Não é o ideal.
Note que as férias coletivas devem ser notificadas para o sindicato e os empregados com até 30 dias de antecedência, e só podem ser concedidas por 30 (trinta) dias. As férias individuais também devem ser comunicadas com, no mínimo, 15 dias de antecedência para os empregados.
Ademais, a lei assegura que perderá o direito de férias quem ficar um gozo de licença remunerada por mais de 30 dias, sendo assim, sequer existe a necessidade de fornecimento de férias se a suspensão do contrato com licença remunerada já for durar mais de 30 dias.
De acordo com o que vimos no resto do mundo, é possível que esta situação de epidemia no Brasil perdure por mais 2 ou 3 meses.
Portanto, recomendamos cautela.
Caso a empresa queira, ou precise, de fato, suspender as suas atividades por um determinado período, o ideal seria primeiro aplicar um banco de horas para os seus empregados. Esta alternativa é possível apenas para as empresas que já possuem política ou previsão em contrato de trabalho, e auxilia a empresa a, pelo menos, compensar este período com horas extras futuras.
Se a empresa não tem um Banco de Horas, pode pensar em um período de licença remunerada seguido de banco de horas, e utilizar o tempo da licença para, justamente, negociar Banco de Horas com o Sindicato.
Caso a caso é sempre possível achar uma solução prática. Se precisar, estamos à disposição para analisar o seu caso e auxiliar vocês a encontrar a melhor solução.
- O que eu devo fazer se houver a suspeita de um caso com um empregado da minha empresa?
CMT: Neste caso o ideal é solicitar que os empregados informem a empresa assim que tiverem qualquer suspeita do vírus, e se o empregado comunicar a suspeita ele(a), e as pessoas que tiveram contato com ele(a) nos últimos 2/3 dias, devem ser afastadas de seus postos de trabalho até averiguação do caso.
Esta suspensão ocorrerá com licença remunerada, nos termos da Lei 13.979/2020.
Caso a suspeita de qualquer empregado seja confirmada, e seja detectado que o empregado está com Coronavírus, será importante comunicar todos os prestadores de serviços e ou clientes que este empregado teve contato, para que as pessoas tomem as providências necessárias para descobrir se alguém mais foi contaminado.
Durante o afastamento após a ciência da doença, a empresa deve seguir a lei previdenciária como qualquer outra doença confirmada, ou seja, os 15 primeiros dias serão pagos pela empresa e os demais dias de afastamento ficarão a cargo de eventual auxílio doença (se aplicável).
- Sou uma empresa prestadora de serviço e descobri que existe um caso suspeito no cliente que presto serviços, posso suspender a prestação por um período?
CMT: Primeiro é importante verificar o que diz o contrato firmado entre as empresas, se houver previsão expressa de possibilidade de suspensão do contrato em caso de força maior, é possível sim que a empresa terceirizada se recuse a realizar os serviços contratos por um certo período em caso de suspeita de possibilidade de contaminação em um determinado local de trabalho.
Neste caso é muito importante entender direito o que o contrato de prestação de serviços estipula e negociar entre as partes como ficará a questão da remuneração dos serviços no período de suspensão do contrato.
Alguma dúvida específica? Envie um email para a equipe do CMT.
