Por Tatiana Ruiz
O “novo normal” trouxe vários desafios e, por hora, pouco ainda se fala sobre o riscos de vazamento de informação confidenciais da empresa quando o trabalho é realizado fora das dependências da empresa.
Todos os empregados possuem acesso a informações e dados sensíveis e/ou sigilosos da empresa no seu dia a dia de trabalho, então como controlar a confidencialidade das informações quando se torna cada vez mais comum vermos pessoas prestando serviços em cafés, co-working, ou até mesmo em casa (particular ou de veraneio) junto com amigos/ familiares de outras empresas e outros setores?
Do ponto de vista de utilidades e ferramentas de trabalho, o primeiro e essencial alerta é manter o sistema operacional do computador atualizado e, se possível, utilizar o software de VPN fornecido pelo empregador. Os antivírus também devem estar sempre ativados, e é recomendável utilizar conexões wi-fi confiáveis para transmissão de arquivos (o cuidado deve ser dobrado para quem resolve trabalhar de cafés, aeroportos e outros ambientes públicos).
Do ponto de vista trabalhista e de proteção de dados, é essencial lembrar o empregado que está atuando fora das dependências da empresa sobre a manutenção da aplicação de todas regras e manuais de ética e conduta da empresa, mesmo quando estiverem prestando seus serviços de forma telepresencial ou em contratos híbridos.
Também é importante lembrar o empregado sobre melhores práticas para vídeo conferências, como uso de fones de ouvido, busca por lugares reservados para tratar de temas sensíveis ou confidenciais, como também uso de redes sociais, com ausência de publicação de telas de computadores, fotos em que apareçam informações sensíveis ou confidenciais, entre outras.
A impressão de documentos com dados sensíveis e sigiloso, guarda e acesso a estes documentos também deve ser objeto de instrução aos empregados. A regra de ouro para evitar vazamento de dados sensíveis é a cautela e instrução correta de seus empregados.
Dessa forma, recomendamos que tanto a política de home-office/ teletrabalho, quanto os contratos/ aditivos contratuais contenham previsão expressa com relação a:
- Informar sobre manutenção de confidencialidade;
- Cuidados com uso de fundo de telas, fones de ouvidos e ao trabalhar com terceiros fora da empresa;
- Estipulação de regras claras para vídeo conferências; e
- Estipular guia prático de melhoras práticas em mídias sociais e compartilhamento de espaços de trabalho fora das dependências da empresa.
Essas recomendações visam mitigar eventual vazamento de informações, mas devem sempre ser analisadas caso a caso, mediante uma assessoria especializada, tanto com relação a tecnologia da informação, como do ponto de vista trabalhista e de proteção de dados.
